Procedura Komendy Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej w sprawie zgłoszeń zewnętrznych od sygnalisty - Sygnaliści - Komenda Powiatowa Policji w Rawie Mazowieckiej

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej

Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1.  Procedura zgłoszeń zewnętrznych stanowi realizację obowiązków wynikających
z art.. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.. U.. 2024, poz.. 928) i służy do zgłaszania naruszeń prawa w rozumieniu art. 2 pkt. 17 tej ustawy oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej.
§ 2. Celem Procedury zgłoszeń zewnętrznych jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu przyjmowania informacji o naruszeniach prawa, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty. Mając na uwadze interes organizacji polegający między innymi na jej ulepszaniu poprzez ujawnianie przez sygnalistów nieprawidłowości i naruszeń prawa, działania takie powinny zmierzać do poprawy środowiska pracy i warunków w nim panujących.
§  3.  Procedura zgłoszeń zewnętrznych ma zastosowanie do naruszeń prawa określonych w art. 3 ust.. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, zgłaszanych przez osoby, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
§ 4 Do pozostałych kwestii nieobjętych Procedurą zgłoszeń zewnętrznych ma zastosowanie ustawa o ochronie sygnalistów.
Rozdział 2
Osoby upoważnione w Komendzie Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz dalszego postępowania z tymi zgłoszeniami
§ 5. 1. Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa,o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, w Komendzie Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej oraz dalszego postępowania z tymi zgłoszeniami upoważnia się następujących funkcjonariuszy Policji :

•  Komendanta Powiatowego Policji w Rawie Mazowieckiej ,
•  Zastępcę Komendanta Powiatowego Policji w Rawie Mazowieckiej
•  Asystenta Jednoosobowego Stanowiska do spraw Dyscyplinarnych i Kontroli KPP w Rawie Mazowieckiej .

W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy policjantów wym.. w § 5. 1.  zgłaszający może dokonać zgłoszenia bezpośrednio Komendantowi Wojewódzkiemu Policji w Łodzi w sposób określony w § 6 ust. 7.

Rozdział 3
Sposoby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przez sygnalistę

§ 6.

1. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego ustnie lub pisemnie.

3. Zgłoszenie ustne odbywa się za pośrednictwem:

• nienagrywanej linii telefonicznej pod nr tel..: 47 843 31 00, dokonane może być od poniedziałku do piątku w godz. od 10:00 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy) sporządza się z niego protokół zgłoszenia zewnętrznego, stanowiący załącznik nr 2 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych albo bezpośredniego spotkania; zgłoszenie to dokumentowane jest, jak w pkt 1, w formie protokołu zgłoszenia zewnętrznego.

4. W przypadku woli sygnalisty dokonania zgłoszenia podczas bezpośredniego spotkania, na jego wniosek, spotkanie w siedzibie Komendy Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej organizowane jest w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W celu zachowania poufności tożsamości sygnalisty spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu, przy czym przy wyznaczaniu terminu preferowane jest skorzystanie z nr tel.: 47 843 31 00.
5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu zgłoszenia przez jego podpisanie.
6. Zgłoszenie pisemne może być dokonane z wykorzystaniem formularza zgłoszenia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych, poprzez:
1)  jego wysłanie na adres: Komenda Powiatowa Policji w Rawie Mazowieckiej , ul.. Kościuszki 23 , 96-200 Rawa Mazowiecka, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: "zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie";
2)  osobiste jego doręczenie do Recepcji w Komendzie Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej , ul. Kościuszki 23 , 96-200 Rawa Mazowiecka w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem "zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie".
7.  W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy policjantów lub pracowników Komendy Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej, zgłoszenie, o którym mowa w ust. 6 może być dokonane poprzez:
1) jego wysłanie na adres: Komisariat Policji w Białej Rawskiej , ul. Jana Pawła II 36 , 96-230 Biała Rawska w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem "zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwieraćw sekretariacie";
2) osobiste jego doręczenie do Recepcji w Komisariacie Policji w Białej Rawskiej , ul. Jana Pawła II 36 , 96-230 Biała Rawska w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem "zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie".
8. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 6 i 7, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Rawie Mazowieckiej do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.
9. Dostęp do informacji zawartej w zamkniętej kopercie z dopiskiem "zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie" ma wyłącznie Komendant Powiatowy Policji w Rawie Mazowieckiej lub jego zastępca oraz upoważnione przez Komendanta Powiatowego Policji w Rawie Mazowieckiej osoby na każdym etapie postępowania.
10. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje w zgłoszeniu adres do kontaktu.
11. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.
12. Zgłoszenie zewnętrzne zawierające informacje o naruszeniu prawa dokonane przez sygnalistę, za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji, podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, który przechowywany jest u Asystenta Jednoosobowego Stanowiska do spraw Dyscyplinarnych i Kontroli KPP w Rawie Mazowieckiej. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik nr 3 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
13. Wpisy do Rejestrów zgłoszeń zewnętrznych, o których mowa w ust. 12 dokonują osoby upoważnione. Rejestry, o których mowa w ust. 12 przechowywane są w pomieszczeniach służbowych zabezpieczonych przed dostępem osób postronnych w szafach zamykanych na klucz.
14. Rejestry zgłoszeń zewnętrznych prowadzone są z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w nich zawarte są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział 4
Tryb postępowania ze zgłoszeniem zewnętrznym

§ 7. 1. Po przyjęciu zgłoszenia dokonuje się jego wstępnej weryfikacji, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, któremu przekazuje się zgłoszenie z zachowaniem terminów, o których mowa w ustawie o ochronie sygnalistów.  W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Komendy Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej, osoba upoważniona podejmuje działania następcze.
2. W przypadku, gdy zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do bezstronności policjanta upoważnionego do postępowania ze zgłoszeniem w danej sprawie, bezpośredni przełożony tego policjanta jest obowiązany wyznaczyć do podejmowania dalszych czynności w tej sprawie innego upoważnionego policjanta.
3. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy policjanta wym. w § 5. 1. do weryfikacji tego zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, włączając w to dalszą komunikację z sygnalistą, występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej,  wyznacza się Zastępcę Komendanta Komisariatu Policji w Białej Rawskiej.
Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.
4. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Rawie Mazowieckiej  może upoważnić inne, bezstronne osoby z Komendy Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej , które posiadają wiedzę specjalistyczną w procedowanej dziedzinie do uczestniczenia w procesie działań następczych.
5. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.
6. W przypadku stwierdzenia braku podstaw do prowadzenia działań następczych, informuje się o tym zgłaszającego. Gdy informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku, petycji, zażalenia, odwołania, apelacji może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia we właściwym trybie, z zachowaniem terminów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów, o czym również informuje się zgłaszającego.
7. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze. W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – przekazuje się zgłoszenie do innego organu publicznego, właściwego do podjęcia tych działań. Powyższe następuje w terminach i przypadkach określonych odpowiednio w art. 34 ust. 2, art. 40 ust. 2  i  41 ustawy o ochronie sygnalistów.
8. Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, ich weryfikacji oraz podejmowania działań następczych, włączając w to dalszą komunikację z sygnalistą, występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym w związku z prowadzeniem Rejestru zgłoszeń zewnętrznych został określony w załączniku nr 4 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
9. Wzór klauzuli informacyjnej dla osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa w Komendzie Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej stanowi załącznik nr 7 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział 5
Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi w innej formie

§ 8. 1. Zgłoszenia w formie niewynikającej z Rozdziału 3, tj.. listów, pism, wniosków, petycji, skarg, e-maili,  anonimów itp.. nie podlegają rozpatrzeniu w trybie niniejszej Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
 2.  Zgłoszenia zewnętrzne, dokonywane anonimowo nie podlegają rozpatrzeniu w trybie niniejszej Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział 6
Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, wydania zaświadczenia
§ 9. 1. Komendant Powiatowy Policji w Rawie Mazowieckiej lub jego zastępca, w terminie 7 dni od dnia wpływu zgłoszenia zewnętrznego, potwierdza sygnaliście przyjęcie tego zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wzór potwierdzenia stanowi załącznik nr 5 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy policjanta wym. w § 5. 1. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przesyła Zastępca Komendanta Komisariatu Policji w Białej Rawskiej, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Na pisemne żądanie (wniosek) sygnalisty, Komendant Powiatowy Policji w Rawie Mazowieckiej – jako organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie, określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów.

Rozdział 7
Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych
§ 10. 1. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych są zobowiązane do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych lub uczestniczenia w tych działaniach obowiązuje te osoby także po ustaniu stosunku służbowego lub stosunku pracy.
2. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do jego weryfikacji lub podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia.
3. Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, w myśl art. 8 ust.  1 ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Przepisu ust. 3 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, zgodnie z art. 8 ust.  2 ustawy o ochronie sygnalistów.
5. Wzór oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych oraz informacji uzyskanych w ramach zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa określa załączniku nr 6 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział 8
Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej
§ 11. 1. Komendant Powiatowy Policji w Rawie Mazowieckiej lub jego zastępca przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w  terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
2. W uzasadnionych przypadkach informację zwrotną przekazuje się sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.

Rozdział 9
Ochrona sygnalisty, zasada poufności, zasada przetwarzania danych osobowych
§ 12. 1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postępowania oraz warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności został określony w rozdziale 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
3. Komendant Powiatowy Policji w Rawie Mazowieckiej gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych:

• uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
• zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

4. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 3 pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
5. Dane osobowe w ramach niniejszej Procedury zgłoszeń zewnętrznych, są przetwarzane zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1, z późn.. zm.)

Rozdział 10
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
§ 13. Informacja dotycząca zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa znajduje się na stronie BIP  Rzecznika Praw Obywatelskich.
Rozdział 11
Przepis końcowy
§ 14. Procedura zgłoszeń zewnętrznych w Komendzie Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 roku.